برامج إدارة المشاريع

برامج إدارة المشاريع تساعد فرق العمل في تخطيط المشاريع ومتابعة تقدمها وتطورها ، وضمان إنجاز المهام في الوقت المناسب من خلال متابعة تنفيذ أهداف المشاريع بكفاءة وشفافية.

تعد أدوات إدارة المشروع متعددة الاستخدامات ويمكن أن تساعد جميع الصناعات والفرق ولكن اعتمادًا على احتياجات المشروع ونوع الصناعة وحجم الفريق ، قد تكون بعض برامج إدارة المشروع أكثر ملاءمة من غيرها في نفس الفئة .

عادة ما تحتوي برامج إدارة المشاريع على مجموعة من الأدوات التي تسهم في إدارة وجدولة المهام بالإضافة إلى أدوات تنظيم أعباء المهام وأدوات قياس الإنتاجية. كذلك تحتوي هذه البرامج في العادة على أدوات لإنشاء الميزانيات وتخصيص الموارد.

ما هي إدارة المشاريع؟

إدارة المشاريع هي عملية تطبيق مجموعة من المعرفة، المهارات، الأدوات والتقنيات لتنفيذ المشاريع بكفاءة وفاعلية. تشمل هذه العملية تطوير منتج أو خدمة جديدة، مثل تطوير برمجيات لتحسين العمليات التجارية، بناء مبنى جديد، تنظيم جهود الإغاثة بعد كارثة طبيعية، أو توسعة النشاط التجاري في سوق جديد.

مراحل إدارة المشروع

كل مشروع يمر بعدة مراحل أساسية تشكل دورة حياة المشروع، وتشمل:

• البداية: تحديد مشكلة أو فرصة عمل ثم تطوير فكرة مشروع لمعالجتها
• التخطيط: تحديد نطاق المشروع من خلال تحديد أهداف واضحة مع الجداول الزمنية والميزانيات.
• التنفيذ: تنفيذ أهداف المشروع عن طريق تقسيم العمل إلى مهام أصغر يتم تعيينها لأعضاء الفريق ، مع اجتماعات منتظمة ومراقبة التقدم.
• المتابعة: قياس التقدم من خلال تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) ، وتعديل العمليات وتنقيحها عند الضرورة.
• النهاية: تحليل الأداء وإنهاء الوثائق والإفراج عن الموارد المتبقية إن وجدت.

تشكل هذه المراحل دورة حياة المشروع (Project Lifecycle) التي تصف خطوات إدارة المشروع من البداية إلى النهاية

• إدارة المهام: تساعد في تخطيط وتتبع وتعيين ومراقبة مهام المشروع. تسمح برامج إدارة المشاريع لأعضاء الفريق المعتمدين بإنشاء مهام وإضافتها إلى قوائم Todo وتغيير حالتها بمجرد بدئها أو انتهائها أو إلغائها. يمكن أن تكون المهام جزءًا من معلم رئيسي (Milestone) للمشروع وسيتم الوصول إلى هذا المعلم الرئيسي عند اكتمال جميع مهامه.
• إعداد التقارير: يسمح لأعضاء الفريق وكذلك أصحاب المصلحة بتتبع تقدم المشروع وتتبعه من خلال تقديم مجموعة متنوعة من التقارير مثل المهام المتأخرة والمعالم ، وحالة المشروع الأسبوعية ، واستخدام الوقت والمزيد. تسمح معظم برامج إدارة المشاريع أيضًا بإنشاء تقارير مخصصة.
• المرئيات: توفر طرق عرض متعددة لعرض بيانات المشروع مثل المهام وأعضاء الفريق والمعالم ، وما إلى ذلك. تقدم بعض برامج إدارة المشروع طرق عرض أكثر من غيرها ويحتاج المشترون إلى التحقق مما إذا كان البرنامج الذي يفكرون فيه يحتوي على أي طريقة عرض مطلوبة لمشروعهم. من بين طرق العرض الشائعة المستخدمة في برامج إدارة المشاريع الجداول (المعروفة أيضًا باسم الشبكة) ، وكانبان (Kanban) ، والتقويم ، والمعرض ، وجانت (Gantt)، والنماذج (Forms)، إلخ
• الجدولة: تساعد مديري المشاريع وفرقهم على إدارة المهام المجدولة وتبعيات هذه المهام. كما توفر بعض برامج إدارة المشاريع أيضًا جداول اتصال مشتركة (Shared Calendars) للفريق لمساعدة أعضاء الفريق على إدارة الوقت وعبء العمل والمواعيد النهائية.
• سير العمل: يسمح لأعضاء الفريق بإجراء مراجعات المهام والموافقة عليها واستكمالها بسلاسة. توفر برامج إدارة المشاريع الحديثة ميزات أتمتة سير العمل لإنشاء المهام أو تغيير حالة المهام بناءً على قواعد مخصصة التي يوفرها المستخدم.
• التعاون: يساعد في القضاء على صوامع الاتصال والمعلومات من خلال تنظيم العمل في مكان موحد. يمكن لجميع أعضاء الفريق معرفة من يفعل ماذا ، مما يحسن تنسيق العمل. يمكن لزملاء الفريق مناقشة العمل ومشاركة الأفكار والمستندات والملفات وما إلى ذلك بسهولة. تقدم بعض برامج إدارة المشاريع ميزات مثل الإعجاب والتعليق والمتابعة المشابهة لتلك الموجودة في مواقع ال SNS.

• إدارة مجموعة المشاريع (PPM): قم بإدارة مشاريع المؤسسة المتعددة.
• تتبع الوقت: تتبع ساعات العمل وإنشاء جداول زمنية لأعضاء الفريق.
• الجدولة: قم بسرد الأنشطة والتسليمات والمعالم في مخطط زمني.
• إدارة الموارد: قم بتخطيط وجدولة وتخصيص موارد المشروع مثل أعضاء الفريق والمعدات والمواد والأموال وما إلى ذلك.
• الموازنة: قم بإنشاء تقديرات وتتبع النفقات الفعلية مقابل الميزانية.
• إدارة المخاطر: قم بتحديد وتقييم وإدارة مخاطر المشروع طوال دورة حياة المشروع لتقليل تأثير الأحداث السلبية.
• إدارة المستندات: قم بتخزين مستندات المشروع ومشاركتها.
• الاتصال: قم بالتواصل مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة ربما من خلال نظام المراسلة الذي يرتبط بمهام المشروع والمستندات ومعلومات المشروع الأخرى.
• مشاركة الملفات: شارك الملفات مع أعضاء الفريق والمساهمين وسهل تحميل الملفات وتنزيلها.
• قوالب المشروع: قم بإنشاء ومشاركة قوالب المشروع لتسريع إعداد المشروع والحفاظ على التناسق عبر المشاريع.
• تتبع الأهداف: تتبع أهداف المشروع ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس التقدم والنجاح.

• الأمان: إذا كان هناك نقص في التدابير الأمنية الكافية لحماية البيانات الحساسة ، فقد يؤدي ذلك إلى انتهاكات للبيانات وفقدان الثقة.
• التكامل: إذا لم تتكامل الأدوات مع أدوات أخرى مثل البريد الإلكتروني والتقويم وأدوات إدارة المشروع الأخرى ، فقد يؤدي ذلك إلى عدم الكفاءة وفقدان الإنتاجية.
• قابلية التوسع: بدون القدرة على التوسع أو التصغير ، قد لا تتمكن الأداة من تلبية احتياجات المنظمة لأنها تنمو أو تتقلص مما يؤدي إلى عدم الكفاءة أو التكاليف غير الضرورية.
• التخصيص: لا يوجد حل واحد يناسب الجميع عندما يتعلق الأمر بأدوات إدارة المشروع. إذا لم تكن الأداة قابلة للتخصيص ، فقد لا تتمكن من تلبية احتياجات المؤسسة.
• سهولة الاستخدام: الأدوات القوية ليست سهلة الاستخدام دائمًا. قد تؤدي البرامج التي يصعب استخدامها إلى اعتماد منخفض وخسارة في الإنتاجية على الرغم من الميزات القوية.
• التكلفة: عادةً ما يتم تسعير أدوات SaaS لكل مستخدم شهريًا بمستويات متعددة. قد يضطر الفريق إلى الترقية إلى مستوى أعلى للحصول على الميزات التي يحتاجون إليها ، والتي قد تكون مكلفة.
• الهاتف المحمول: إذا لم تكن الأداة متوافقة مع الأجهزة المحمولة ، فقد يؤدي ذلك إلى عدم الكفاءة وفقدان الإنتاجية حيث يتعذر على أعضاء الفريق الوصول إلى الأداة أثناء التنقل.
• الترجمة: إذا لم يتم ترجمة الأداة إلى لغة أعضاء الفريق ، فسيؤدي ذلك إلى حدوث احتكاك غير ضروري. الفرق متعددة اللغات معرضة بشكل خاص لهذه المشكلة.