شرح مفصل لإستخدام قواعد البيانات في Airtable

إيرتيبل هو منصة برمجية توفر للأفراد والمؤسسات القدرة على إنشاء حلول مُخصصة لمعالجة مجموعة متنوعة من الاحتياجات، من تحسين الإنتاجية إلى تسريع وتيرة الابتكار. تعتمد المنصة على تقنية قاعدة البيانات المرنة، مما يُتيح للمستخدمين تخصيص النظام حسب احتياجاتهم.

نبذة عن قاعدة البيانات نوكود من Airtable

خصائص Airtable

1. إمكانية تحديد شكل البيانات

يسمح لك Airtable بتحديد نوع البيانات (Field Type) لأعمدة قاعدة البيانات. هذه الميزة تتيح تحديد مجموعة من أنواع البيانات يمكنك الإطلاع عليها بشكل مفصل في (Field types overview). ولكن نذكر منها:

• Attachment (الملفات)
• Checkbox
• Email
• URL
• Linked record (ربط الحقل بحقل آخر)

2. إمكانية تغيير طريقة عرض البيانات

يسمح لك Airtable بعرض قاعدة البينات بأشكال عرض مختلفة تسمى (Views) خلافا لجداول البيانات والتي تسمح بشكل عرض واحد وهو "عرض الجدول". يمكنك تغيير أشكال العرض في Airtable دون أن تؤثر على البيانات المخزنة.

عرض Gallery

عرض Grid

عرض Form

عرض Calendar

عرض Kanban

3. إمكانية ربط بيانات الجداول مع بعضها

يمكن Airtable من ربط البيانات مع بعضها في ما يسمى (Relations) أو علاقات. هذه الميزة ذات أهمية كبيرة حيث أنها تسمح بإعادة استخدام البيانات وتجنب تكرار البيانات في أماكن متفرقة.

4. إمكانية إدارة النسخ

يطبق Airtable وظيفة أخذ لقطة (Snapshot) من قاعدة البيانات وحفظها كنسخة حالية. تساعد هذه الخدمة في حماية البيانات من الحذف والتغيير المتعمد وغير المتعمد.

كما يوفر Airtable سجل كامل بكل التغييرات التي تم إحداثها في قاعدة البيانات متضمنة من قام بهذا التغيير.

5. استخدامات Airtable المتعددة

رغم أن Airtable يعتبر نظام لإدارة قواعد البيانات في المقام الأول إلا أنه من السهل جدا تمديده لعدة استخدامات ، نذكر منها على سبيل المثال:

• بناء التطبيقات عن طريق ال (No-code) وال (Low-code)
• إدارة علاقات العملاء (CRM)
• إدارة المشاريع
• إدارة المخزون

6. التكامل مع التطبيقات الأخرى

يقدم Airtable واجهة برمجة تطبيقات (API) يمكن من خلالها ربط قواعد البيانات داخل Airtable مع تطبيقات وخدمات عديدة.هذا ال API يمكن إنشاء وقراءة وتحديث وحذف السجلات من قواعد البيانات في Airtable.

مقارنة Airtable مع Excel و Google Sheets

أوجه الاختلاف بين قواعد البيانات وجداول البيانات

تعرضنا سابقا بصورة سريعة إلى بعض الفروقات بين قواعد البيانات في Airtable وجداول البيانات ك Excel و Google Sheets ، وينبغي أن نذكر أن Airtable يختلف بصورة كبيرة عن Excel و Google Sheets .

أنواع البيانات

Airtable هو أداة لإدارة قواعد البيانات بينما Excel و Google Sheets هما أدوات للتعامل مع جداول البيانات. جداول البيانات تساعدك على التعامل مع الأرقام وإجراء العمليات الحسابية بصورة سلسة. في المقابل ، قواعد البيانات تتيح التعامل مع أنواع أكثر من البيانات وبصورة أكثر دقة وتفصيلا.

ربط السجلات

إحدى الخصائص القوية في Airtable هي إمكانية ربط السجلات بين جداول مختلفة، وهو ما يُعرف بـ"العلاقات" في علم قواعد البيانات. هذه الميزة توفر فوائد عدة، منها:

1. تجنب التكرار: بفضل هذا النوع من الترتيب، يُمكن تجنب تكرار نفس البيانات في مواقع متعددة، مما يُسهل عملية التحديث والصيانة.
2. تنظيم أفضل: القدرة على ربط السجلات تُمكن المستخدمين من إنشاء نظام مُدمج ومُنظم، حيث يُمكن تتبع البيانات والعلاقات بينها بسهولة.
3. سهولة الوصول: يُمكن الوصول للبيانات المُرتبطة مباشرة من أي سجل، مما يُسهل عملية البحث والمُقارنة.
4. مرونة عالية: هذه العلاقات تُمكن المستخدمين من إعادة هيكلة البيانات وفقاً لاحتياجات المشروع أو التغيرات التي قد تطرأ.
5. تحليلات مُعقدة: العلاقات بين السجلات تُمكن الفرق من إجراء تحليلات مُعقدة تُركز على كيفية تفاعل مُختلف أنواع البيانات مع بعضها البعض.

البحث والتنقية

 قواعد البيانات توفر إمكانيات بحث قوية ومرنة تفوق ما يُمكن تحقيقه عادة باستخدام جداول البيانات البسيطة مثل Excel أو Google Sheets. هناك عدة أسباب تُظهر ميزات قواعد البيانات في هذا الجانب:

1. الاستعلامات المُعقدة: في قواعد البيانات، يُمكنك تنفيذ استعلامات مُعقدة تُمكنك من البحث عن معلومات محددة بناءً على عدة شروط مُختلفة في وقت واحد.
2. الفهرسة: ميزات الفهرسة في قواعد البيانات تُسرع عمليات البحث بشكل كبير، خصوصاً في القواعد ذات الحجم الكبير.
3. العلاقات بين الجداول: العلاقات بين جداول مختلفة تُمكنك من جمع بيانات مُرتبطة من جداول مُختلفة في استعلام واحد، مما يُعطي نظرة أكثر شمولية.
4. الدقة والتحديث الفوري: قواعد البيانات تُوفر أدوات للتحقق من صحة البيانات وتُضمن الدقة والاحتفاظ بالبيانات المُحدثة.
5. الأمان: البحث في قواعد البيانات يُمكن أن يتم في إطار أمني مُحكم، حيث يُمكن تحديد مستويات الوصول للمستخدمين.
6. الأتمتة والبرمجة: يُمكن أتمتة الاستعلامات وجدولتها، أو حتى تضمينها ضمن تطبيقات أو نظم أكبر.

الاستخدام المشترك والتعاون

قواعد البيانات في Airtable تجعل التعاون والاستخدام المشترك بين أعضاء الفريق أكثر مرونة وأمنا. عند استخدام العلاقات (Relations) لتنظيم البيانات في Airtable ، سيكون توزيع المهام والصلاحيات على أعضاء الفريق أمرا سهلا. نسبة لسهولة استخدامها وشيوعها في سوق العمل فقد تكون جداول البيانات من Excel أو Google Sheets هي الخيار المناسب للمشاريع الفردية أو الصغيرة جدا.

ملخص الاختلافات بين Airtable و Excel وجداول بيانات Google

• Airtable هي أداة إدارة قواعد بيانات بينما Excel و Google Sheets هي أدوات معالجة جداول البيانات.
• لإجراء العمليات الحسابية على البيانات الثابتة فإن Excel أو Google Sheets هما الخيارين الأمثلين.
• لمعالجة أنواع بيانات متعددة وربط السجلات وإجراء بحث وتنقية للبيانات فإن قواعد البيانات مثل Airtable هي الخيار الأمثل.

من يستخدم Airtable؟

هناك عدد كبير من الشركات والمؤسسات العريقة التي تستخدم Airtable في عدة مجالات من عملها ، نذكر منها على سبيل المثال:

• Shopify
• Time
• Netflix
• Spotify

هناك العديد من حالات الاستخدام في الموقع الرسمي ل Airtable.

باقات تسعير Airtable

يقدم Airtable أربعة باقات للمستخدمين ، كالتالي:

هيكل فوترة الباقات المدفوعة

يمكنك Airtable من إضافة متعاونين (Collaborators) للقاعدة (Base) أو مساحة العمل (Workspace). عند إضافة متعاونين يجب تحديد مستوى الصلاحية لكل مستخدم من بين مستويات الصلاحيات التالية:

• Owner
• Creator
• Editor
• Commenter
• Read-only

في باقة التسعير المجانية (Free) يمكنك إضافة أي عدد من المتعاونين بصلاحية (Commenter) أو (Read-only). يمكنك أيضا أن تضيف عدد لا يتجاوز ال 5 متعاونين بصلاحيات (Editor) أو (Creator) أو (Owner) إلا أذا قررت أن ترقي باقة الإستخدام لإحدى الباقات المدفوعة.

تنبيه قبل استخدام Airtable

اللغة العربية غير مدعومة

Airtable غير متوفر باللغة العربية في أي من تطبيقاته على الموقع الإلكتروني أو تطبيقات الجوال. يمكنك إستخدام Airtable باللغة الإنجليزية أو إستخدام ميزة Google Translate في متصفح Google Chrome لترجمة التطبيق إلى اللغة العربية بصورة تلقائية.

الإتجاه من اليمين لليسار غير مدعوم

يدعم Airtable التخطيط من اليسار إلى اليمين فقط وستتم محاذاة جميع الحقول إلى اليسار. لن يبدو هذا التخطيط رائعًا مع النص العربي والمحتوى العربي بشكل عام.

إعداد Airtable

انشئ حساب

كما ذكرنا سلفا فإن Airtable يقدم باقة مجانية ، و لكن يجب أن تنشئ حسابا حتى تنضم لهذه الباقة. لذلك قم بزيارة صفحة التسجيل و أدخل بريدك الإلكتروني.

• صفحة التسجيل ل Airtable

إملأ الحقول المطلوبة و أكمل عملية التسجيل.

قم بتنزيل تطبيق Airtable (اختياري)

بالأضافة لتوفر Airtable كموقع ويب فإنه يتوفر كذلك في تطبيقات سطح مكتب و تطبيقات هاتف خاصة يمكن تحميلها على:

• Mac
• Windows
• iOS
• Android

برغم من أن تطبيقات Airtable لسطح المكتب و الهاتف غير ضرورية، إلا أنها أسهل إستخداما و تتيح مزايا أكثر من موقع الويب.

كيفية استخدام Airtable

فهم هيكل الشاشة الرئيسية

بعد إتمام عملية التسجيل توجه للصفحة الرئيسية التي تحتوي على جميع قواعد البيانات الخاصة بك (في البداية ستكون هناك قاعدة واحدة تم إنشاءها تلقائيا بعد إتمام التسجيل).
تعرض هذه الصفحة جميع مساحات العمل (Workspace) و قواعد البيانات (Base) التي تخصك.

Workspaceو Base

هناك مصطلحان مهمان يجب معرفتهما عند استخدام Airtable و هما مساحة العمل (Workspace) و القاعدة (Base).

Workspace في Airtable

مساحة عمل أو Workspace في Airtable تشير إلى مجموعة من ال Bases يتم مشاركتها بين مجموعة من المتعاونين يسمون Worspace Collaborators . يمكنك إضافة أي عدد من القواعد (Base) في مساحة العمل (Workspace).

Base في Airtable

قاعدة أو (Base) في Airtable تشير إلى قاعدة بيانات منفصلة تحتوي على جميع المعلومات التي يحتاجها المشروع المتعلق بهذه القاعدة. تحتوي كل قاعدة على جدول واحد أو أكثر. يمكن تشبيه القاعدة (Base) في Airtable ب ملف منفصل في Excel أو Google Sheets.

تحرير الشاشة الرئيسية

يمكنك إجراء العمليات التالية من الشاشة الرئيسية ل Airtable:

• ترتيب ال Workspace و ال Base كما تريد. يمكنك سحب و إفلات أي من مساحات العمل Workspace أو القواعد Base لتغيير مكانها.
• يمكنك تغيير أسماء ال Workspaces و ال Bases كما تريد
• يمكنك تغيير شكل العرض للقواعد

قم بإنشاء مساحة عمل وقاعدة

إنشاء مساحة العمل

عند إتمام التسجيل في Airtable يتم إنشاء مساحة عمل Workspace و قاعدة Base تلقائيا و لكن يمكنك إنشاء مساحات عمل أخرى و سنوضح هنا كيفية إنشاء مساحة عمل جديدة بسهولة.

لإنشاء مساحة عمل جديدة إضغط على [Add a workspace] ثم إضغط على [Create workspace] و أدخل اسم مساحة العمل كما تريد.

إنشاء قاعدة

لإنشاء قاعدة جديدة حدد مساحة العمل Workspace التي ترغب في إضافة القاعدة إليها ثم إضغط على [Add a base]. سيتم توجيهك لصفحة قاعدة البيانات الجديدة كالتالي:

الجانب الأيمن من الشاشة يعرض خيارات بدأ القاعدة ، حيث يمكنك إستيراد بياناتك من ملف Excel أو Google Sheets أو CSV أو إلصاق البيانات المنسوخة في الحافظة (Clipboard). كما يتيح لك هذا الجانب من الشاشة أن تنشئ القاعدة من أحد القوالب المتوفرة من Airtable. هذه القوالب تختصر الكثير من الزمن و لكن قد يحتاج فهمها و التعود عليها لبعض الزمن و القليل من الممارسة لذا ننصح بتأجيل إستخدامها إلى وقت لاحق إذا لم يكن لديك خبرة في التعامل مع Airtable.

فهم هيكل قاعدة البيانات

ماهو Table في Airtable؟

عند إنشاء قاعدة جديدة في Airtable سيتم إنشاء جدول تلقائيا ، و سيسمى هذا الجدول Table 1. ال Table في Airtable هو أشبه ب الشيت (Sheet) في Excel أو Google Sheets.

يمكن تعديل الضبط الخاص بي الجدول بالضغط على السهم يمين إسم الجدول. تشمل قائمة الضبط العمليات التالية:

اذا اردت ان تضيف جدول اخر الى القاعده فيمكنك ذلك بالضغط علي يمين اسم الجدول حيث ستظهر قائمة خيارات أولها Create empty table. بجرد الضغط عليها سيتم إنشاء جدول جديد في القاعدة.

اذا كنت ترغب في العوده الى الصفحه الرئيسيه فما عليك الا ان تضغط علي ايقونه Airtable في اعلى شمال الصفحه.

محتويات الجدول

يتكون الجدول في Airtable من مجموعة من الحقول. الحقل في Airtable مشابه ل Cell في Excel او Google Sheets.

كل حقل في الجدول ينتمي إلى عمود (Column). العمود يحدد نوع البيانات التي يمكن ادخالها في الحقول التي تنتمي اليه.

مجموعة الحقول التي تنتمي الى صف واحد تسمى سجل (Record). وبما ان السجل يحتوي على حقول تنتمي الى اعمده متعدده فان نوع البيانات في السجل يمكن يكون مختلفا في كل حقل كما تتطلب حالة الاستخدام.

فهم نوع الحقل (Field type)

عند النظر الى اعلى في الجدول في Airtable نجد مكتوبا سم كل عمود ونوع البيانات المخزنه في ذلك العمود. كما ذكرنا سابقا فان نوع البيانات يسمى Field type ويحتوي علي عدد مقدر من انواع البيانات التي يمكن تخزينها في الجدول. تغطي انواع البيانات المقدمه من ايرتابل اغلب حالات الاستخدام ، ومن النادر جدا ان تجد نفسك محتاجا لتخزين نوع من البيانات لا يدعمه Airtable.

على سبيل المثال اذا نظرنا لي الجدول الذي تم انشاؤه تلقائيا بعد تكوين القاعده ثم نظرنا للعمود الأول ، فسنرى حرف A علي يسار اسم العمود ، هذا يعني أن نوع البيانات في ذلك العمود هي Single line text والذي يعني أن هذا العمود يقبل سطرًا واحدًا من النص لكل خلية بدون فواصل أسطر.

أمثلة عملية للتعامل مع الجدول في Airtable

تحرير الجدول

سنقوم فعليا بتحرير جدول في Airtable في هذا الجزء من المقال. كمثال عملي لكيفية إستخدام Airtable سننشئ جدولًا لإدارة الموظفين. يحتوي الجدول الذي سوف نستخدمه في هذا المثال على الاعمده التاليه:

• اسم الموظف
• البريد الالكتروني
• رقم الهاتف
• المسؤوليه

في البدايه دعونا نغير اسم الجدول الى اسم يعبر عن مضمون الجدول. لتنفيذ ذلك قم بالضغط علي السهم في الجانب الايمن من اسم الجدول (Table 1) حيث تظهر لك قائمه اختر منها [Rename table] ثم ادخل اسم الجدول الذي ترغبه هنا سمسمي جدولنا "الموظفون".

بعده تغيير اسم الجدول دعونا نغير اسم العمود الاول من Name الى "إسم الموظف". يمكنك اجراء هذا التغيير بالضغط علي السهم يمين اسم العمود حيث ستظهر قائمة اختر منها [Rename field] ثم ادخل اسم العمود.

كما ذكرنا سابقا فان كل عمود في جدول Airtable يحوي نوعا محددا من البيانات (Field type). في العمود الذي غيرنا اسمه سابقا نجد ان نوع البيانات هو Single line text ، مما يعني انه يمكننا ضمان ان البيانات المحفوظه في هذا العمود ستكون من نفس النوع. لذلك دعونا نبدا في اضافه بعض الاسماء الى هذا العمود كما موضح ادناه. يمكنك تغيير هذه الاسماء كما تشاء:

الان سنغير العمود الثاني والذي يحتوي علي البريد الالكتروني للموظف. لتنفيذ ذلك سنحتاج الى تغيير نوع البيانات المحفوظه في هذا العمود. إضغط على السهم يمين اسم الجدول Notes واختر Customize filed type حيث ستظهر قائمه يمكنك من خلالها تغيير كل من اسم العمود ونوع البيانات. أدخل اسم العمود "البريد الالكتروني" ثم اضغط علي Long text واختر Email من قائمه انواع البيانات.

ثالثا سنغير اسم العمود الثالث الذي سيحتوي على رقم الهاتف للموظف. ببساطه كرر الخطوات التي اتبعناها في تغيير العمود الثاني وادخل اسم العمود "رقم الهاتف" و اختر نوع البيانات Phone number.

العمود الرابع في الجدول والذي سنسميه "المسؤولية" سوف نتبع نفس الخطوات للعمود الثاني والثالث. أدخل اسم العمود و أختر Multiple select من قائمه انواع البيانات. يسمح لك نوع البيانات Multiple select بتحديد خيارات بيانات هذا العمود بالضغط على [Add an option]. في هذا المثال ادخل الخيارات المتعلقه بمهام الموظفين.

• تسويق
• مبيعات
• حسابات
• شؤون إدارية

بذلك نكون قد أكملنا إعداد الجدول وأصبح بامكاننا ادخال البيانات للموظفين. قم باضافه بعد البيانات كم تشاء ، كما هو موضح في المثال السابق:

اذا طلعت علي البيانات التي ادخلتها خلال تطبيق الهاتف ل Airtable ستري شاشه تشبه الشاشه أدناه. و بالضغط علي علامه الهاتف ستتمكن من بدأ محادثه هاتفيه مع الموظف المعني او اذا قمت بالضغط علي علامه البريد الالكتروني سيمكنك ارسال بريد الكتروني الموظف.

تعتبر هذه الميزه احدى خصائص Airtable مقارنه بي اكسل او قوقل شيتس.

تحديد وجهات نظر متعددة

احد الميزات المهمه جدا في Airtable هي طرق العرض المختلفه (Views) حيث يمكنك ان تغير شكل العرض للبيانات المحفوظة في الجدول دون انت غير البيانات نفسها.
إذا كان لديك جدول يحتوي على عدد كبير من الاعمده ، فإنه يمكنك عرض أجزاء مختلفه من هذا الجدول بناء علي بيانات الجدول حيث يمكن النظر الى معلوماتك من جوانب مختلفه دون ان يشكل لك العدد الكبير من الاعمده هاجسا.

حتى تتضح الفائده من هذه الميزه دعونا ننشئ أشكال عرض مختلفه من البيانات التي ادخلناها في جدول "الموظفون" أعلاه.

بداية ، دعونانغير إسم شكل العرض الحالي إلى "الأساسي" حتى لا نخلط الأسماء. لتغيير إسم شكل العرض اضغط على السهم يمين اسم شكل العرض Grid view ثم اضغط على Rename view ثم أدخل "الأساسي".

بعد ذلك سننشئ شكلا جديدا للعرض الغرض منه تسهيل معرفة مهام كل موظف دون النظر إلى جميع الأعمدة. لإنجاز ذلك إذهب الى اسفل الشاشه حيث توجد انواع العرض المختلفه ثم اختر [Grid] من القائمه ثم أدخل إسم شكل العرض "المسؤوليات" و إضغط على [Create view].

إستخدم Views لإخفاء بعض الأعمدة (ميزة Hide view)

يوفر Airtable ميزه اخفاء الاعمده في شكل العرض. الاعمده التي يتم اخفائها من العرض لن تحذف من الجدول ولن تتغير محتوياتها بأي شكل من الاشكال.

دعونا نجرب إخفاء عمودي البريد الالكتروني و رقم الهاتف من شكل عرض "المسؤوليات" الذي انشاناه سابقا.
اختر شكل عرض"المسؤوليات" في الجانب الايسر من الشاشه ثم اضغط على Hide fields كما موضح ادناه:

القائمه المعروضه في الشاشه أعلاه تتيح لك إخفاء اي من الاعمده بالضغط على زر التبديل (toggle) لاخفاء العمود الضغط مره اخرى لإلغاء اخفائه. يمكنك ايضا ان تغيير ترتيب الاعمده من خلال هذه القائمه بسحب وافلات اسماء الاعمده المعروضه. لا نحتاج تغيير ترتيب الاعمده لذلك دعونا نخفي عمودي البريد الالكتروني و رقم الهاتف. نلاحظ انه بمجرد الضغط على زر التبديل فسيتم اخفاء العمود.

بعدك اخفاء عمودي البريد الالكتروني ورقم الهاتف من شكل عرض "المسؤوليات" دعونا نتأكد ان عمودي البريد الالكتروني ورقم الهاتف لا يزالان موجودان في شكل العرض "الأساسي" دون اي تغيير:

إستخدم Views لإخفاء بعض السجلات (ميزة Filter)

يوفر Airtable ميزه اخفاء السجلات في شكل العرض. تحدثنا سابقا عن فوائد و كيفية إخفاء الأعمدة ، ولكن Airtable يسمح لك أيضا بتصفية سجلاتك و عرض ما ترغب في رؤيته فقط. بخلاف إخفاء الأعمدة فإن إخفاء السجلات يتطلب تحديد شروط على أساسها تتم التصفية.

بإستخدام جدول"الموظفون" الذي كوناه سابقا ، لنفترض أننا نحتاج أن نعرض بيانات الموظفين المسؤولين عن التسويق في الشركه واخفاء الموظفين الاخرين. يمكننا اجراء ذلك عن طريق انشاء شكل عرض جديد و استخدام ميزه التصفيه لإخفاء سجلات الموظفين الذين ليست لهم علاقة بالتسويق.

أولا أنشئ شكل عرض من نوع Grid و سميه "المسوقون".

اضغط علي [Filter] و سوف تظهر قائمة اضغط فيها على [Add condition].

هنا سنحدد الشرط الذي على اساسه سيتم تصفيه السجلات في شكل عرض"المسوقون". لعرض سجلات الموظفين المعنيين بالتسويق فسنحتاج للشرط الموضح في الشاشة التالية:

عند اضافه الشرط أعلاه سيتم تصفيه السجلات تلقائيا و سترى سجلات المسوقين فقط دون غيرهم من الموظفين:

عند اضافه شرط لتصفيه السجلات فان Airtable يسمح لك بي اضافه الشروط التي تتناسب مع نوع البيانات المحفوظه في العمود الذي تنمي استخدامه في التصفيه.

إستخدم Views لتجميع بعض السجلات (ميزة Group)

يوفر Airtable ميزه لتجميع بعض السجلات في شكل العرض. تتيح لك هذه الميزة تجميع السجلات في الجدول بناء على القيم الفريدة في عمود أو أكثر.

في المثال السابق قمنا بإخفاء سجلات الموظفين غير المعنيين بالتسويق ، ولكن ماذا لو أردنا بدلا من إخفاء بعض السجلات أن نجمع سجلات كل موظفين و عرضها كلها ؟ هذا ما تمكننا ميزة Group من عمله. لتوضيح الغرض من هذه الميزة كون شكل عرض جديد من نوع Grid و سميه "المسؤوليات-مجمعة".

بعد ذلك إضغط علي [Group] ثم اضغط على [Pick a field to group by] و ستظهر لك قائمه بالاعمده الموجوده في الجدول ، اضغط علي "المسؤوليه".

سترى ان الجدول قد تم تقسيمه وتجميع سجلات قيم المهام في جداول منفصلة كما موضح ادناه:

يمكنك ايضا سحب وافلات اي من السجلات في الجداول لتغيير المهام لاحد الموظفين على سبيل المثال يمكنك سحب سجل "ميادة الأمين" من جدول "تسويق" و إفلاته في جدول "مبيعات تسويق"

سترى أن السجل تم تحويله و أن قيمه المسؤولية قد تم تغييرها من "تسويق" إلى "مبيعات تسويق".

تغيير ترتيب السجلات (وظيفة Sort)

تتيح لك ميزه Sort ان تغير ترتيب السجلات في Airtable. اذا نظرنا الى عرض "المسؤوليات-مجمعة" الذي أنشأناه سابقا ، لنفترض اننا نريد أن نرتب السجلات في جميع الجداول بناء على اسم الموظف ، في تلك الحاله ما علينا الا ان نضغط في أعلى الجدول على "اسم الموظف" من القائمه ، عند ذلك سيتم ترتيب السجلات في جميع الجداول بناءا على اسم الموظف تصاعديا

يمكنك كذلك تغيير الترتيب الى ترتيب تصاعدي او ترتيب تنازلي كما تشاء كما هو موضح ادناه

النسخ الاحتياطي لقاعدة البيانات (ميزة History)

اذا كنت ترغب في تكوين نسخة احتياطيه من بياناتك خوفا من ان تضيع هذه البيانات أو أن يتغير مضمونها بشكل غير مقصود فان Airtable يتيح لك هذ عن طريق ميزة ال History.
لتكوين نسخه احتياطيه من بياناتك الحاليه اضغط على علامه الساعة كما هو موضح ادناه:

إضغط على [Snapshots] ثم إضغط على [Take snapshot] و بذلك تكون قد كونت نسخه احتياطيه من بياناتك.

لاسترجاع البيانات المحفوظه في النسخه الاحتياطية فما عليك الا ان تضغط على علامة الساعه ثم إضغط على [Snapshots] ثم إضغط على النسخه التي اخذتها سابقا:

ستظهر لك شاشه لتاكيد اذا ما كنت تريد استرجاع البيانات المحفوظه في النسخه اضغط على [Restore].

سيتم توجيهك إلى مساحة العمل (Workspace) بسبب انه عند استرجاع بيانات من نسخه احتياطيه فان Airtable لن يغير البيانات في القاعدة الحالية وانما سينشء قاعده اخرى من النسخه الاحتياطية.

اذا نظرت الى القواعد الموجوده في ال Workspace الحالي فسترى انه قد تم انشاء Base جديد كما هو موضح ادناه:

Airtable يحفظ لك تاريخ تغيير السجلات بصوره افتراضيه ، يمكنك تغيير هذا الخيار و لكن هذه الميزه مفيده جدا في حال حدوث تغيير او حذف غير مقصود للبيانات. للتأكد ان هذا الخيار مفعل إضغط على علامة الساعه ، ثم اضغط على [Record revision history] وتاكد ان Show history in expanded records مفعله.

للاطلاع على مثال لتاريخ تغيير سجلات فما عليك الا ان تضغط على السجل كما هو موضح ادناه

و ستظهر لك قائمه بتاريخ التغيير لهذا السجل:

مشاركة العرض فقط (ميزة Share view)

يتيح لك Airtable مشاركه اي من اشكال العرض Views التي انشأتها لاي جدول في اي قاعده. أهميه هذه الميزه تتمثل في امكانيه مشاركه جزء من البيانات واخفاء جزء اخر.
لمشاركه عرض في Airtable ، أولا إذهب للعرض و إضغط علي [Create A shareable grid view link] ثم اضغط على [Share view].

سيتم انشاء رابط URL للعرض (View) الذي اخترته هذا الرابط يوفر الوصول البيانات الموجوده في العرض دون امكانيه الوصول الى البيانات الموجوده في العروض الاخرى ما يعني انه حتى وان كان هناك بيانات سريه محفوظه في الجدول فانها لن تكون متاحه من الرابط اذا لم تكن موجوده في العرض.

عند انشاء رابط يو ار ال العرض فين ايرتابل يتيح لك عدة خيارات لمشاركة العرض يمكن الإطلاع عليها بالتفصيل في الصفحة الرسمية ل Airtable:

• صفحة Airtable - حماية روابط المشاركة

الخلاصة

قدمنا في هذا المقال شرحا مفصلا لكيفية إستخدام قاعدة بيانات Airtable و المزايا التي تميز بها قواعد البيانات عن جداول البيانات أو (Spreadsheets).

تتيح لك ادوات ال No-code أن تنجز قدرا لا يستهان به من المهام المعقده دون الحاجه لكتابه كود او اي معرفه بالبرمجه. وتعتبر قواعد البيانات المتاحه عن طريق خدمات مثل Airtable ذات اهميه كبيره لانجاز هذه المهام بصوره سلسه وبدرجه عاليه من الضمان والامن للمعلومات المخزنه.